آیین‌نامه اجرایی کنگره سالانه

             (فناوری‌های نوین، میدان‌های الکترومغناطیسی و علوم اعصاب در حوزه روان‌تنی)

مقدمه :

با توجه به پیشرفت‌های شتابان در عرصه فناوری‌های نوین، میدان‌های الکترومغناطیسی و علوم اعصاب و نقش تأثیرگذار آن‌ها در حوزه سلامت روان‌تنی، ضرورت دارد بستری علمی، تخصصی و میان‌رشته‌ای برای تبادل یافته‌های نوین فراهم گردد. کنگره حاضر با هدف گردهم‌آیی پژوهشگران، اساتید، متخصصان و فعالان این حوزه طراحی شده است تا ضمن تبیین ابعاد نظری و کاربردی موضوع، زمینه تعاملات علمی، پژوهشی و حرفه‌ای را فراهم آورد.

این آیین‌نامه به منظور تعیین ضوابط اجرایی، ساماندهی فعالیت‌های علمی و مدیریتی، و شفاف‌سازی روند مشارکت پژوهشگران و نهادهای همکار تدوین گردیده و چارچوب کلی برگزاری کنگره را مشخص می‌نماید. امید است اجرای دقیق این آیین‌نامه بتواند در ارتقاء سطح علمی کشور، توسعه همکاری‌های میان‌رشته‌ای و ارائه راهکارهای نوین در حوزه سلامت روان‌تنی مؤثر واقع شود.

ماده 1: اهداف کنگره

•  ارتقاء دانش و تبادل علمی میان پژوهشگران، اساتید و متخصصان حوزه روان‌تنی، علوم اعصاب و فناوری‌های نوین.

•  بررسی کاربردهای نوین میدان‌های الکترومغناطیسی در سلامت روان و جسم.

•  ایجاد بستر همکاری‌های میان‌رشته‌ای بین روانشناسی، پزشکی، علوم اعصاب و مهندسی.

•  ارائه آخرین دستاوردهای علمی و پژوهشی در سطح ملی و بین‌المللی.

ماده ۲: ارکان کنگره

• شورای سیاست‌گذاری: تعیین خط‌مشی کلی کنگره، تصویب محورهای اصلی و فرعی، نظارت بر اجرای صحیح برنامه‌ها.

• دبیرخانه علمی: دریافت و داوری مقالات، برنامه‌ریزی نشست‌ها و انتخاب سخنرانان.

• دبیرخانه اجرایی: تدارکات، ثبت‌نام، اطلاع‌رسانی و پشتیبانی شرکت‌کنندگان.

• کمیته‌های تخصصی: بررسی مقالات و پیشنهاد نشست‌های علمی.

ماده ۳: محورهای علمی

محور شماره ۱ : بررسی کاربردهای درمانی و تشخیصی میدان‌های الکترومغناطیسی در حوزه روان‌تنی.

محور شماره ۲: استفاده از هوش مصنوعی و یادگیری ماشین در تحلیل سیگنال‌های مغزی مرتبط با روان‌تنی.

محور ۳: طراحی درمان‌های فردمحور با بهره‌گیری از داده‌های عصبی و ژنتیکی و تشدید زیستی.

محور ۴: بررسی درمان های نوین مبتنی بر امواج الکترومغناطیسی و انرژی-اطلاعات

ماده ۴: شرایط پذیرش مقالات

• مقالات باید در چارچوب محورهای اعلامی کنگره تهیه شوند.

• هر مقاله شامل چکیده، مقدمه، روش، یافته‌ها و نتیجه‌گیری باشد.

• مقالات توسط دو داور علمی ارزیابی خواهند شد.

• پذیرش مقالات به صورت شفاهی، پوستر یا چاپ در مجموعه مقالات خواهد بود.

• مسئولیت صحت علمی و اصالت مطالب به عهده نویسندگان است.

1-     موضوع مقاله و انطباق با محورهای کنفرانس :مقاله باید در حیطه زمینه‌های اعلام شده مانند میدان‌های الکترومغناطیسی، فناوری‌های نوین، علوم اعصاب، روان‌تنی و تعامل آنها باشداگر مقاله در مرز چند زمینه است (مثلاً مهندسی + روانشناسی عصبی)، توجه کنید که محور میان‌رشته‌ای مورد تایید باشد.

2-     ارسال چکیده (Abstract) : معمولاً ابتدا خلاصه‌ای از مقاله (بخواند پذیرش برای مرحله دوم) ثبت می‌شود محدودیت واژگان یا تعداد کلمات دارد (مثلاً ۲۰۰ تا ۳۰۰ کلمه)

3-     ارسال مقاله کامل پس از پذیرش چکیده، نسخه کامل مقاله باید ارسال شود مقاله کامل باید در قالب تعیین شده (فرمت Word, LaTeXو قالب کنفرانس) باشد.

4-     فرمت نگارش مقاله : دارای قالب مشخص (سرتیتر، بخش‌های مقدمه، روش‌ها، نتایج، بحث، نتیجه‌گیری، منابع)رعایت دستورالعمل قالب (اندازه فونت، فاصله خطوط، حاشیه‌ها، تعداد صفحات مجاز، فرمت مرجع‌دهی) تعداد صفحات : معمولاً محدودیت مشخصی (مثلاً ۶ تا ۱۲ صفحه یا تا ۲۰ صفحه)صفحات اضافی ممکن است مشمول هزینه اضافه شوند.

5-     زبان مقاله : اغلب فارسی یا انگلیسی (بسته به کنفرانس و منطقه برگزاری )در صورتی که زبان انگلیسی مجاز باشد، چک کردن دستور زبان انگلیسی الزامی است .

6-     آزمون داوری همتا (Peer Review) مقاله‌ها معمولاً توسط داوران خبره بررسی می‌شوند،داوران ممکن است اصلاحات جزئی یا اساسی پیشنهاد کنند.

7-     نوآوری و کیفیت علمی: مقاله باید دارای بخش نوآوری باشد، نه صرفاً مرور یا بازخوانی نتایج باید مستند، معتبر و قابل دفاع باشند .

8-     مراجع و استناد علمی: ارجاع به منابع مرتبط و بروز، رعایت قوانین رفرنس‌دهی ؛ تعداد مراجع مناسب و کیفیت منابع (مقالات بین‌المللی، ژورنال‌های معتبر)

9-     حق کپی‌رایت / انتشار مقاله: ممکن است نویسندگان باید تعهد نامه انتقال حق انتشار را امضا کنند در بعضی کنفرانس‌ها، مقالات پذیرفته شده در مجموعه مقالات منتشر می‌شوند

10- ثبت نام نویسندگان / شرکت در کنفرانس:گاهی یکی از نویسندگان باید در کنفرانس ثبت نام کند و حضور داشته باشد. برخی کنفرانس‌ها مقاله را تنها در صورت ثبت نام و ارائه شفاهی قبول می‌کنند.

11- ارائه شفاهی یا پوستر :اگر پذیرفته شود، ارائه شفاهی یا پوستر در کنفرانس الزامی است. زمان ارائه معمولاً در فراخوان درج می‌شود.

12- مهلت‌های زمانی مشخص: مهلت ارسال چکیده، ارسال مقاله کامل، اعلام نتایج داوری، ثبت نام و ارائه باید اطلاع‌رسانی رسمی کنفرانس را دنبال کنید

13- مسائل اخلاقی و سرقت ادبی :باید اصالت کار حفظ شود، استفاده عادلانه از منابع و اجتناب از سرقت ادبی   بعضی کنفرانس‌ها بررسی سرقت ادبی (Plagiarism) انجام می‌دهند.

ماده ۵: ثبت‌نام و حضور

• ثبت‌نام فقط از طریق سامانه اینترنتی دبیرخانه انجام می‌شود.

• گروه‌های مخاطب: اساتید و پژوهشگران، دانشجویان تحصیلات تکمیلی، متخصصان بالینی و علاقه‌مندان آزاد.

• گواهی حضور و ارائه مقاله فقط به افراد ثبت‌نام‌شده اعطا خواهد شد.

ماده ۶: مقررات اجرایی

• ۱. کنگره مادر (مرکزی)

کنگره‌ مرکزی که هر سال یا هر دوره (مثلاً دوسالانه یا سالانه) برگزار می‌شود، متولی کلی همایش‌ها و سمپوزیوم‌های فصلی است.این کنگره مرکزی دارای هیئت علمی، هیئت اجرایی، دبیرخانه و کمیته‌های تخصصی است که نظارت بر سمپوزیوم‌ها را نیز بر عهده دارند.

۲. سمپوزیوم‌های فصلی

در هر فصل (بهار، تابستان، پاییز، زمستان) یک سمپوزیوم تخصصی برگزار می‌شود. هر سمپوزیوم به یکی از محورهای تخصصی کنگره اصلی اختصاص دارد (برای مثال: «فناوری‌های نوین در تحریک مغزی»، «تحلیل میدانی الکترومغناطیسی در علوم روان‌تنی»، «کاربردهای نوروفیدبک و مغز-کامپیوتر»، «مطالعات پیش‌بالینی و مدل‌های حیوانی ارتباط ذهن-بدن»).

این سمپوزیوم‌ها تابع مقررات و سیاست‌های کنگره مرکزی هستند، و پس از تأیید برنامه و ساختار آن‌ها توسط کمیته علمی مرکزی اجرا می‌شوند.

مقررات اجرایی کنگره :

در زیر مقرراتی که لازم است تدوین شوند تا سمپوزیوم‌های فصلی زیر پوشش کنگره مرکزی و با کیفیت علمی برگزار شوند، آمده است:

ماده ۱ – اهداف و ماهیت سمپوزیوم‌ها

۱. سمپوزیوم‌های فصلی باید دارای یک هدف علمی ویژه و موضوع محوری مشخص باشند که در چارچوب موضوعات کلان کنگره مادر باشند.

۲. هدف از برگزاری سمپوزیوم‌ها می‌تواند شامل تبادل دانش جدید، تسهیل همکاری میان محققان، ارتقاء روش‌ها و فناوری‌ها، ارائه دستاوردها در قالب مقالات یا گزارشات پژوهشی باشد.

۳. هر سمپوزیوم باید دارای کمیته علمی تخصصی و داوری مستقل باشد، اما زیر نظر نظارتی کمیته علمی کنگره مرکزی عمل کند.

ماده ۲ – ساختار اداری و مسئولیت‌ها

۱. دبیر سمپوزیوم

برای هر سمپوزیوم فصلی یک دبیر انتخاب می‌شود، که مسئول برنامه‌ریزی علمی، هماهنگی با کمیته مرکزی، دعوت سخنرانان، و نظارت بر بخش علمی است.دبیر سمپوزیوم باید دارای سوابق پژوهشی مرتبط و شناخت از حوزه تخصصی باشد.

2. کمیته علمی سمپوزیوم

شامل چند عضو هیئت علمی یا متخصص در حوزه موضوعی سمپوزیوم (معمولاً ۵ تا ۱۰ نفر). وظایف: تعیین محورهای فرعی، بررسی چکیده‌ها و مقالات، انتخاب مقالات پذیرفته، پیشنهاد سخنرانان مدعو، نظارت بر روند داوری.

3. کمیته اجرایی سمپوزیوم

مسئول امور اجرایی مانند برنامه‌ریزی زمانی، ثبت‌نام، پشتیبانی فنی، تسهیلات شرکت‌کنندگان، چاپ کتابچه، تدارکات فضا، ارتباطات و تبلیغات.موظف است با دبیرخانه کنگره مرکزی هماهنگ باشد و تمامی مصوبات و الزامات کنگره مرکزی را رعایت کند.

4. دبیرخانه مرکزی کنگره

می‌بایست چارچوب‌ها، قالب‌ها، فرمت‌ها، آیین‌نامه‌ها، مقررات عمومی را تدوین و برای سمپوزیوم‌ها ابلاغ نماید.مسئول صدور احکام دبیر سمپوزیوم، تایید برنامه سمپوزیوم، نظارت بر عملکرد سمپوزیوم و جمع‌بندی گزارش عملکرد فصلی است.

ماده ۳ – فرآیند فراخوان، ارسال و داوری

۱. فراخوان سمپوزیوم

حداقل ۳ تا ۴ ماه پیش از برگزاری سمپوزیوم، فراخوان رسمی با ذکر محورهای موضوعی، تاریخ، قالب مقالات، مقررات نگارش و مهلت ارسال منتشر شود.در قالب پوستر، وب‌سایت کنگره، ایمیل به دانشگاه‌ها و مراکز تحقیقاتی.

2. ارسال چکیده / مقاله کامل

در ابتدا ارسال چکیده الزامی است (مثلاً ۲۵۰ تا ۳۵۰ کلمه).پس از پذیرش چکیده، مقاله کامل به صورت فایل Word / LaTeX (مطابق قالب کنگره مرکزی) ارسال می‌شود.

3. داوری همتا (Peer Review)

هر مقاله باید حداقل توسط دو داور مستقل بررسی شود.داوران باید متخصص و بی‌طرف باشند.امکان پیشنهاد اصلاحات (جزئی یا کلی) باید وجود داشته باشد.داوری نهایی توسط دبیر سمپوزیوم و کمیته علمی مرکزی تایید شود.

4. ابلاغ نتایج و بازنگری مقالات

نتیجه پذیرش یا رد مقاله حداکثر ظرف مدت مشخص (مثلاً ۴ تا ۶ هفته پس از مهلت ارسال کامل) اعلام می‌گردد.مقالات پذیرفته شده ممکن است برای بازنگری (تکمیل، اصلاحات جزئی) برگردانده شود.

5. ثبت نهایی و تولید اثر منتشر شدنی

نسخه نهایی مقالات باید بر اساس قالب و در زمان تعیین شده (مثلاً ۲ هفته قبل از سمپوزیوم) تحویل شود.مقالات پذیرفته شده ممکن است در مجموعه مقالات سمپوزیوم یا کنگره اصلی منتشر شوند یا در ژورنال مکمل معرفی شوند.

ماده ۴ – مقررات مالی، ثبت‌نام و تسهیلات

۱. ثبت‌نام شرکت‌کنندگان و نویسندگان :ثبت‌نام جداگانه برای شرکت‌کنندگان و نویسندگان الزامی است. تخفیفات ویژه برای اعضای هیئت علمی، دانشجویان، اعضای شرکت‌کننده در کنگره مادر در نظر گرفته شود.مهلت ثبت‌نام اولیه و نهایی تعیین شود و بعد از آن افزایش هزینه مجاز باشد.

2. حمایت مالی و اسپانسری : سمپوزیوم‌ها می‌توانند با مشارکت سازمان‌ها، شرکت‌ها یا نهادهای پژوهشی، حمایت مالی دریافت کنند.قراردادها و تعهدات مالی باید زیر نظر کمیته مالی کنگره مرکزی تنظیم شوند.بودجه هزینه‌ها شامل اجاره سالن، تجهیزات صوتی و تصویری، چاپ کتابچه، پذیرایی، اعطای جوایز و گواهی‌ها باید در بودجه پیش‌بینی شود.

3. واگذاری هزینه اضافی: اگر تعداد مقالات بیش از حد معین شود، هزینه چاپ اضافی، صفحات اضافی یا هزینه انتشار الزامی باشد. هر گونه هزینه غیر پیش‌بینی باید به تصویب دبیرخانه مرکزی برسد.

ماده ۵ – نظارت، کیفیت و گزارش‌دهی

1. نظارت علمی مرکزی

کمیته علمی کنگره مادر باید نظارت کلی بر کیفیت سمپوزیوم‌ها داشته باشد و گزارش علمی هر سمپوزیوم را بررسی کند.در صورت ضعف در کیفیت یا عدم رعایت مقررات، امکان لغو یا تغییر ساختار سمپوزیوم وجود دارد.

2. بازخورد و ارزیابی

پس از برگزاری هر سمپوزیوم، شرکت‌کنندگان باید فرم ارزیابی پر کنند (درباره محتوا، سازماندهی، پشتیبانی فنی، زمان‌بندی و غیره).دبیر سمپوزیوم موظف است گزارش عملکرد، نقاط قوت و ضعف، پیشنهادات بهبود را به دبیرخانه مرکزی ارائه دهد.

3. گزارش مالی و تسویه حساب

دبیر سمپوزیوم باید گزارش کامل مالی (هزینه‌ها و درآمدها) و ترازنامه به همراه مستندات را به دبیرخانه مرکزی ارائه دهد.پس از تایید، تسویه نهایی با شرکت‌کنندگان ذی‌نفع انجام شود.

4. ثبت و انتشار مقالات

مجموعه مقالات سمپوزیوم باید در قالب فایل کتابچه یا الکترونیکی منتشر شود.لازم است مقالات در سامانه‌های نمایه‌سازی معتبر (مثلاً ISC در ایران) ثبت شوند، در صورتی که کنگره مادر از این امکان پشتیبانی کند. گزارش سمپوزیوم به عنوان یکی از بخش‌های کنگره مادر همراه با مقالات به دبیرخانه مرکزی افزوده شود.

ماده ۶ – روابط عمومی، اطلاع‌رسانی و تبلیغات

1. اطلاع‌رسانی و تبلیغات

پوستر، وب‌سایت، ایمیل‌ها، شبکه‌های اجتماعی و نشریات علمی برای فراخوان سمپوزیوم مورد استفاده قرار گیرند.در تمامی اطلاعیه‌ها باید نام کنگره مادر، تاریخ، محور سمپوزیوم و اطلاعات تماس ذکر شود.

2. ارتباط با دانشگاه‌ها و مراکز پژوهشی

دبیرخانه مرکزی باید تعامل مداوم با دانشکده‌ها، مراکز تحقیقاتی، انجمن‌های علمی برای جلب مشارکت آنان داشته باشد.ارسال یادآوری به اعضای هیئت علمی و پژوهشگران در آستانه فراخوان.

3. گواهی‌ها و جوایز

برای مقالات پذیرفته‌شده گواهی شرکت یا ارائه صادر شود.ممکن است به بهترین مقاله یا سخنران جوایزی اختصاص یابد.طراحی قالب گواهی باید مطابق با سیاست کنگره مرکزی باشد.

ماده ۷ – پایش و استمرار کیفیت

1. نرخ قبولی مقاله

هر سمپوزیوم باید نرخ قابل قبولی از مقالات ارسالی را داشته باشد (نه خیلی بالا، نه خیلی پایین) تا اعتبار علمی حفظ شود.اگر نرخ پذیرش بسیار زیاد باشد، ممکن است در دوره بعدی محدودیت تعیین شود.

2. چرخش دبیر سمپوزیوم

ترجیحاً دبیر هر سمپوزیوم در هر دوره تغییر کند یا ترکیب دبیران تجدید شود تا تنوع فکری حفظ شود.

3. گزارش دوره‌ای به هیئت مرکزی

پس از هر دوره سمپوزیوم، دبیر مرکزی یا نماینده سمپوزیوم، گزارشی از نقاط قوت، مشکلات و پیشنهادات برای دوره‌های بعدی ارائه دهد.مسائل اجرایی، مالی، فنی و علمی در این گزارش مورد بررسی قرار گیرد.

ماده ۷: پشتیبانی و همکاری‌ها

• کنگره می‌تواند با حمایت دانشگاه‌ها، انجمن‌های علمی، مراکز تحقیقاتی و سازمان‌های دولتی و خصوصی برگزار شود.

• نام و لوگوی حامیان در پوسترها و انتشارات کنگره درج خواهد شد.

• مشارکت مالی و معنوی نهادها با تأیید شورای سیاست‌گذاری امکان‌پذیر است.

ماده ۸: اختتامیه و خروجی‌ها

• در پایان کنگره سالانه ، برترین مقالات مورد تقدیر قرار می‌گیرند.

• مجموعه مقالات به صورت چاپی یا الکترونیکی منتشر خواهد شد.

• پیشنهادها و بیانیه پایانی کنگره سالانه توسط کمیته علمی تدوین و ارائه می‌شود.

باتشکر

دبیرخانه مرکزی کنگره